Como numerar si no quieres problemas con hacienda tus facturas

Ser autónomo no es nada sencillo, no es cualquier cosa trabajar por cuenta propia, no se trata solo que hay que hacer un buen trabajo, y a parte dedicar más  tiempo a todas las tareas de marketing, y también a las tareas de gestión como puede ser la contabilidad, es que además hay que ser eficiente con lo que haces, principalmente a la hora de realizar algunas tareas, como las que tienen relación por ejemplo con Hacienda.

Un proceso fundamental para un autónomo es facturar, ya que las facturas vienen a ser los documentos que representan la obligación por parte del cliente de pago y como que por parte del profesional ha recibido el servicio o producto. Y es que el realizar una factura correctamente es muy importante, ya no solo por la relación contractual con el cliente, si no también se da que cualquier error en ellas te puede dar lugar a muchos problemas, aunque no estés haciéndolo de mala fe, con la Agencia Tributaria.

Hay una cosa muy importante en todas las facturas, y que tiene suma importancia, la serie numérica en las facturas, y sobre todo para Hacienda. Da igual que uses para hacerlas herramientas o programas especiales, o si haces tus facturas directamente en hojas de cálculo como Excel, con plantillas, todas tus facturas van a ser documentos que van a tener una validez legal, y por ello deben tener un mínimo contenido obligatorio, y entre este contenido obligatorio hay uno que destaca, y es el número que identifica a cada factura y que va a ser diferente en cada una de ellas. Para hacerlo de forma correcta hay que usar una serie numérica correlativa.

Este número la hace única e identifica a la factura, lo que significa que no puede haber dos documentos diferentes de este tipo, o sea dos facturas distintas, que las dos tengan el mismo número de identificación, dentro del mismo año fiscal. Esto tiene una finalidad que es hacer la gestión de la contabilidad más fácil, y también poder agilizar los procesos de auditoría. Además esta numeración es esencial también de cara a presentar el IVA de todas las facturas recibidas.

Para poner este número lo más sencillo es usar unas cifras únicas y es importante que sean correlativas, lo que quiere decir también que no puede haber una factura número 57, si ya antes no hemos hecho una factura con el número 56. Para facilitar la numeración de estas, lo más habitual, es que este número que lleva la factura le vaya precedido o también que lo lleve detrás el numero del año en curso. Esto es una ayuda que nos facilitara el identificar el año fiscal en el cual ha sido emitida la factura numerada. Pero este número si se quiere también podría llevar más datos como puede ser las iniciales del profesional, aunque no es lo normal.

Hay varios ejemplos siguiendo estas indicaciones, por ejemplo  podría ser una numeración de factura 57/2021, o también 2021/57. Aunque es muy importante escoger un formato, definirlo bien y usar siempre el mismo. Así podremos evitar muchos errores que puedan ser tanto en la contabilidad nuestra, y también en la contabilidad del cliente que va a recibir la factura. 
También hay que saber que la serie numérica de las facturas no tiene siempre que empezar obligatoriamente en el número 1, aunque esto, claro está,  que para la contabilidad propia y del cliente, hace que pueda resultar mucho más sencillo, si la primera factura que emitimos en el año, la marcamos con el número 1 y a partir de ahí ya el resto son correlativas.

Lo que sí que hay que recordar es que cada factura es única y por lo cual, es importante no olvidar, que cada factura debe tener su propio número y que deben ser diferentes, para que ayude a identificarla, y no se dé el caso que dos facturas distintas tengan el mismo número de identificación dentro del mismo año fiscal.